Conseguir que un medio publique la información que le envías requiere seguir un procedimiento. Conoce algunos consejos para tener más posibilidades de que publiquen tu obra
En un artículo anterior expliqué que las notas de prensa eran la principal vía para comunicarte con un medio de comunicación y señalé que la mejor estrategia es facilitar el trabajo al periodista, lo que implicaba redactar la nota de prensa como si de un artículo se tratase. A continuación explicaré cómo enviar tu información a un medio de comunicación y qué otros elementos tienes que tener en cuenta para conseguir ser publicado.
El correo electrónico
Hoy en día las notas de prensa se envían por correo electrónico, cuyas direcciones puedes encontrar en la página web del periódico. Si hay un correo electrónico por sección, principalmente tienes que enviarle todo a la de cultura, pero puedes hacerlo con alguna más, porque los periodistas hablan entre ellos para decidir qué noticia es más adecuada para cada apartado del periódico y para no solaparse con las mismas noticias. A veces, incluso, se le puede escapar tu mensaje a un despistado de cultura o simplemente puede suceder que no le haya dado mucha importancia a lo que le has mandado y que sus compañeros le hagan cambiar de opinión.
Una vez redactada la nota y escogido el titular ya sabes cuál es la esencia de la noticia, la cual tiene que coincidir con el “asunto” del correo. Es importante que, en pocas palabras, expliques la información del comunicado en el asunto, más que nada para identificar el mensaje. Es decir, cuantos más mensajes tenga la bandeja de entrada del correo electrónico de la sección, más le facilitas el trabajo al periodista para encontrar tu recado (entre otros motivos porque con el buscador se pueden rastrear las palabras clave para poder encontrar tu correo con mayor facilidad). Recomiendo que en el texto del correo copies la nota de prensa que hayas escrito. También tienes que adjuntar la nota de prensa en un documento de texto y debes enviarla , además, en formato PDF por si el programa del documento de texto es incompatible con el ordenador del periodista. En cualquier caso, te aseguras de que el mensaje llegue y le das la oportunidad al periodista de decidir desde qué formato desea leerlo. Puedes, a su vez, resumir la nota de prensa en el texto del correo, pero que no se te olvide adjuntar la nota de prensa. Si no has redactado una nota de prensa y sólo vas a enviarle la información mínima recuerda responder a las preguntas básicas (dónde, cuándo, quién, cómo y por qué) en el texto del correo.
Si tienes margen de actuación puede ser interesante enviar la información importante con cierto tiempo de antelación (de una semana a un mes antes del mismo) y, de uno a tres días, desarrollarla enviando la nota de prensa ya redactada. Así puedes conseguir que te publiquen dos veces o puedes, con la primera tanda, allanar el terreno para que te publiquen la segunda información, la de la nota de prensa que envíes unos pocos días antes del evento. En ese sentido es importante que sepas que no puedes mandar la información el mismo día del evento porque los periódicos impresos se hacen un día antes de venderlos, por lo que ya sería demasiado tarde para anunciarlo. Además, en general, un evento que ya ha sucedido no suele ser tan reseñable para un medio y pierde interés. Por último, al final del texto del correo tienes que dejar un nombre y un número de teléfono de contacto. Puede suceder, por ejemplo, que haya alguna información que no haya quedado clara (lo normal si no sabes redactar una noticia) o que el periodista quiera indagar más. O simplemente puede servir para que el periodista guarde tu número para mantener tu contacto y llamarte en alguna ocasión que esté al acecho de alguna noticia relacionada contigo y con lo que tú haces.
Las fotografías
En lo que a las fotografías se refiere, en primer lugar cabe señalar que no es obligatorio enviar ninguna, pero considero que son cruciales para ganar un sitio en el periódico e, incluso, para ganar más espacio e importancia. Por superficial que pueda parecer, una noticia de mayor importancia puede quedar eclipsada por una noticia menor que contenga una buena fotografía. Esto es así porque la fotografía puede llamar el interés del lector más fácilmente y porque el periodista tiene que velar, también, por el diseño de la página. El oficio implica comunicar la información clave y hacerlo de una forma atractiva y asequible para el mayor número de personas. Aunque se pueda hacer una distinción entre el apartado formal y el de contenido, ambas tienen que ser trabajadas a la par. Por eso, la fotografía ideal desde mi punto de vista es aquella que guarda un equilibrio entre la belleza estética (forma) y la información que contenga (contenido). Una fotografía demasiado “artística” (por ejemplo, un escritor tapándose la cara con la mano, como cansado de tanto pensar, en blanco y negro y con letras encima indicando el día y la hora en el que va a hacer la presentación de su último libro o, peor, con una cita pedante), va a tener menos posibilidades de aparecer en un medio serio que con una imagen en la que prime más la información (por ejemplo, una fotografía en la que aparece ese escritor en una firma de libros).
Pero, ¿a qué me refiero con esta distinción entre la estética y la información? Veámoslo con un ejemplo real: un desfile de modelos un poco diferente en el que las condiciones impuestas por la pandemia hicieron que no pudiese celebrarse con normalidad, de tal forma que se había preparado una gira por diferentes espacios emblemáticos que hacían las veces de escenarios para un evento que no tendría público sino que sería grabado y emitido a través de las redes sociales. Además de redactar esta información y de entrevistar a los diseñadores, buscaba fotografías informativas para lo que había previsto imágenes que contuviesen los siguientes elementos: el escenario emblemático, modelos, ropa, cámaras y mascarillas. El escenario emblemático, que en este caso era un museo de arte de contemporáneo, mostraba el lugar donde se celebraba el evento. Las modelos y la ropa, claro está, señalaban que se trataba de un desfile. Las cámaras indicaban, por otro lado, que todo estaba siendo grabado y la mascarilla añadía el elemento pandémico. No obstante, hice muchas más fotografías, entre las que traté de que primase la estética.
En el siguiente collage he distinguido en la columna de la izquierda las fotografías en las que predomina la estética frente a la de la derecha, en la que se encuentran los elementos clave de la noticia. Por otro lado, cada fila pertenece a dos colecciones distintas de dos diseñadores diferentes, pero en ambos casos buscaba el mismo tipo de fotografías.
En la columna de la izquierda, en la que predomina la estética, se puede ver que se trata de unos desfiles de moda y, si lo conoces, que se desarrolla en las inmediaciones de un museo determinado. En las de la derecha aparece la misma información de una forma menos estética, pero añade los elementos de grabación, como en la Fotografía 2, en la que hay tres cámaras e incluso un dron y, en la Fotografía 4, se puede ver una mascarilla que añade el factor pandémico. La composición de las imágenes informativas, que contienen las claves de la noticia, coincidía con la información más relevante, el título y el subtítulo, lo que ayudaba a fijar los mensajes principales de la noticia con un simple vistazo de lectura rápida.
Ahora le pregunta es ¿cuál es la mejor fotografía? y, por tanto, ¿cuál de las cuatro debería enviar? La respuesta es que hay que enviarlas todas y dejarle al periodista que decida. A pesar de todo, como señalaba antes con el ejemplo del cartel del concierto o con el de la fotografía en blanco y negro del escritor, lo que no puedes hacer nunca es emocionarte demasiado con lo que envíes, ya que el género periodístico tiene un lenguaje diferente al artístico. En ese sentido puedes fijarte en qué tipo de imágenes se ven en la sección de cultura de un periódico y tratar de hacer lo mismo con las tuyas. No verás muchas fotografías, por ejemplo, en blanco y negro, pero si es relevante porque eres un artista que trabaja esos dos colores o por lo menos lo haces en la obra que vas a anunciar, lo puedes especificar o puedes enviar la misma fotografía en color y en blanco y negro y que decida el periodista. En cualquier caso, de nuevo, lo principal es facilitar el trabajo del periodista, para lo cual tienes que intentar pensar desde su punto de vista. En la prensa escrita, la posibilidad de contar con fotografías le permite al periodista disponer del espacio como necesite en función del tamaño y número de hojas y de la información que tenga. Si, por ejemplo, dispone de pocas notas de prensa, si lo necesita, el periodista puede rellenar huecos. Además, las páginas son menos atractivas si solamente hay texto y el periodista tiene un trabajo extra para mantener la atención y el interés del lector. Cabe destacar que la escasez de notas de prensa se suele dar en verano y cuando hay vacaciones, porque hay menos personas trabajando de relaciones públicas y en los gabinetes de prensa, así como en las redacciones de los medios de comunicación. Esto es algo interesante que conozcas para saber cuándo puede ser un buen momento para programar tus proyectos y para intentar promocionarlos.
Aclarada la importancia de las fotografías, ahora sólo queda señalar cuántas hay que enviar por correo electrónico. Recuerda que permitirle al periodista elegir es la mejor opción, así que puedes enviar diversas propuestas. Y si te diriges a diferentes periódicos también es mejor enviar muchas fotografías para que cada periodista, con la imagen que finalmente publique, pueda distinguir su noticia de la de los otros medios de comunicación. Además, le dejas la opción al periódico de archivar tus imágenes en su base de datos para que, si en el futuro quieren publicar algo relacionado contigo y con tu obra, tengan una galería de imágenes para escoger e incluso que no se repitan. No obstante, no deberías enviar demasiadas fotografías porque un exceso de posibilidades puede dificultar la elección final. En cualquier caso, el correo electrónico limita la cantidad de fotografías que puedes enviar en función del tamaño de los archivos. Es decir, que, cuanto menos calidad tenga cada fotografía mayor será el número de ellas que puedas enviar. Pero cuanta menos calidad tenga la imagen, a su vez, mayor será la pérdida en un sentido tanto estético como informativo. Por eso puedes enviar cada fotografía con un tamaño de 30 megas en formato JPG, lo que te permitirá adjuntar un máximo de 15-20.
A estas alturas ya puedes ver que las fotografías pueden darte más posibilidades de ser publicado e incluso de destacar más dentro del propio medio, por lo que pueden ser una cuestión estratégica que tengas que tener en cuenta a partir de ahora. Por eso puede merecer la pena pagar una sesión fotográfica cuyas imágenes puedes usar en otras circunstancias, como puede ser anunciarte en redes sociales o en la búsqueda de financiación mediante crowdfundings (por poner dos ejemplos comunes). Ahora eres tú quien tiene que decidir si invertir ese dinero o pedirle un favor a alguien. La posibilidad de que publiquen estas imágenes en un medio puede ser un aliciente para quien realice las fotografías, pero no olvides señalar la autoría, ya sea en el propio nombre del archivo, especificándolo en el correo electrónico o en un faldón a modo de pie de foto en la propia imagen.
Estas son algunas de las estrategias que puedes tener en cuenta cuando prepares un proyecto cultural teniendo en cuenta la promoción y la captación de fondos y que desarrollaré en otro artículo.